Nghệ thuật làm việc ‘vô hình’: tại sao vị trí của một người lại cần 2-3 người thay thế?

Bạn đã bao giờ nhìn đồng nghiệp của mình, “anh A” hay “chị B” nào đó, và thầm cảm thán: “Sao họ làm việc thong dong thế nhỉ?”

Họ không có vẻ vội vã, không luôn tay gõ phím hay tất bật với những cuộc gọi. Bàn làm việc của họ gọn gàng. Họ tan làm đúng giờ. Trông họ thật nhẹ nhàng, thư thái.

Và rồi một ngày, họ nghỉ việc.

Cả một guồng máy quen thuộc bỗng chốc đảo lộn. Những công việc tưởng chừng đơn giản bỗng trở nên phức tạp. Những vấn đề chưa từng xuất hiện đột nhiên nảy sinh. Và để lấp vào vị trí “thong dong” ấy, công ty phải cần đến 2, thậm chí 3 người mới có thể cáng đáng nổi.

Điều gì đã xảy ra? Đó không phải phép màu. Đó là “nghệ thuật làm việc vô hình” – giá trị thầm lặng của kinh nghiệm mà không một trường lớp nào có thể dạy hết.

Khi một người mới vào nghề tập trung vào việc “làm” (doing the work), thì người có kinh nghiệm tập trung vào việc “xây dựng hệ thống để công việc được hoàn thành” (building the system that gets the work done). Đây chính là sự khác biệt cốt lõi.

“Kết cấu” mà những nhân sự giàu kinh nghiệm này tạo ra thường là một tảng băng chìm, với 90% giá trị nằm ẩn dưới bề mặt:

• 1. Họ là những người “phòng bệnh hơn chữa bệnh”: Thay vì đợi vấn đề phát sinh rồi cuống cuồng đi giải quyết (chữa cháy), họ đã lường trước những rủi ro tiềm ẩn và xây dựng các quy trình, rào chắn để ngăn chặn chúng từ trong trứng nước. Công việc của họ “nhẹ nhàng” vì họ đã dập tắt những đám cháy trước cả khi chúng kịp bùng lên.
  • Ví dụ: Một chuyên viên marketing kinh nghiệm sẽ thiết lập hệ thống tracking và báo cáo tự động ngay từ đầu chiến dịch, thay vì đợi đến cuối kỳ mới ngồi tổng hợp thủ công hàng trăm file Excel.
• 2. Họ xây dựng những “đường cao tốc” thay vì “đường mòn”: Họ không giải quyết một vấn đề lặp đi lặp lại theo cách thủ công. Họ tìm cách tự động hóa, tạo ra các mẫu (template), quy trình chuẩn (SOP) để bất kỳ ai cũng có thể thực hiện công việc đó một cách nhanh chóng và chính xác. Họ đầu tư thời gian một lần để tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc trong tương lai.
  • Ví dụ: Thay vì mỗi lần có yêu cầu thiết kế lại phải viết brief từ đầu, họ tạo ra một form brief chuẩn với đầy đủ các trường thông tin cần thiết, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
• 3. Sức mạnh của mạng lưới quan hệ: Kinh nghiệm không chỉ là kỹ năng chuyên môn, mà còn là mạng lưới quan hệ. Họ biết chính xác cần gọi cho ai, nhờ ai hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh. Một cuộc điện thoại 5 phút của họ có thể giải quyết một vấn đề mà một người mới phải mất cả tuần loay hoay tìm kiếm thông tin.
• 4. Ra quyết định dựa trên “bộ nhớ cơ bắp”: Họ đã từng đối mặt với hàng trăm tình huống tương tự. Trực giác và khả năng ra quyết định của họ được mài giũa qua nhiều năm tháng thất bại và thành công. Vì vậy, họ có thể đưa ra lựa chọn tối ưu một cách nhanh chóng, trong khi người khác còn đang phân vân giữa nhiều ngã rẽ.

Góc nhìn của nhà tuyển dụng – Tại sao “Kinh nghiệm” là từ khóa đắt giá?

Đây chính là lý do các nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm ứng viên có “kinh nghiệm”. Đó không chỉ là số năm làm việc được ghi trên CV. Đó là khả năng:

• Nhìn xa trông rộng: Thấy được bức tranh toàn cảnh thay vì chỉ tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Biết cách làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn.
• Mang lại sự ổn định: Là trụ cột vững chắc, giúp hệ thống vận hành trơn tru ngay cả khi có biến động.
• Giảm chi phí vô hình: Tiết kiệm chi phí từ việc sửa lỗi, xử lý khủng hoảng, và thời gian đào tạo lại.

Một nhân sự giàu kinh nghiệm là một khoản đầu tư mang lại lợi tức kép: họ không chỉ hoàn thành công việc của mình mà còn nâng cao hiệu suất của cả một tập thể.

Lần tới, khi bạn thấy một ai đó làm việc có vẻ “thong dong”, đừng vội đánh giá. Hãy thử quan sát kỹ hơn. Có thể bạn đang chứng kiến một bậc thầy đang âm thầm vận hành cả một hệ thống phức tạp một cách trơn tru và hiệu quả.

• Gửi các nhà quản lý: Hãy trân trọng những “tảng băng chìm” trong đội ngũ của bạn. Giá trị họ mang lại lớn hơn rất nhiều so với những gì bạn thấy hàng ngày.
• Gửi các bạn trẻ: Đừng chỉ chạy theo việc hoàn thành task list. Hãy luôn tự hỏi: “Làm thế nào để lần sau làm việc này nhanh hơn, tốt hơn, và ít rủi ro hơn?”. Đó là con đường ngắn nhất để xây dựng nên giá trị thực sự của “kinh nghiệm”.

Bởi suy cho cùng, đẳng cấp cao nhất của hiệu suất không phải là trông có vẻ bận rộn, mà là khiến mọi thứ phức tạp trở nên đơn giản đến lạ thường.