Một câu chuyện ví dụ về Pivot Table

Câu chuyện về An và Quán Cà Phê “Góc An Yên”

An là chủ một quán cà phê nhỏ xinh tên là “Góc An Yên”. Cô rất đam mê pha chế, nhưng lại khá đau đầu với việc quản lý kinh doanh. Mỗi ngày, nhân viên của cô đều ghi lại từng giao dịch vào một file Excel: thời gian bán, tên món, kích cỡ (nhỏ/lớn), số lượng, và tổng tiền.

Sau sáu tháng hoạt động, file Excel của An đã dài tới hàng ngàn dòng. Trông nó như thế này:

Ngày	Thời gian	Tên Món	Kích Cỡ	Số Lượng	Doanh Thu
01/07/2025	07:15	Cà Phê Sữa	Nhỏ	1	25,000
01/07/2025	07:20	Bạc Xỉu	Lớn	1	35,000
01/07/2025	08:30	Trà Đào	Lớn	2	80,000
01/07/2025	09:05	Cà Phê Đen	Nhỏ	1	20,000
…	…	…	…	…	…

An muốn trả lời những câu hỏi kinh doanh quan trọng, nhưng cô cảm thấy bị “nhấn chìm” trong dữ liệu:

• Món nào đang bán chạy nhất?
• Khách hàng thường đến quán đông nhất vào lúc nào?
• Doanh thu từ Trà và Cà Phê, cái nào cao hơn?

Mỗi lần cần tìm câu trả lời, An lại phải dùng bộ lọc, rồi tính tổng thủ công, rất mất thời gian và dễ sai sót.

Sự xuất hiện của “Vị Cứu Tinh” Pivot Table

Một ngày nọ, một người bạn rành về Excel thấy An đang vật lộn với bảng tính. Người bạn mỉm cười và nói: “Cậu cần một Pivot Table, nó như một pháp sư dữ liệu vậy!”.

Người bạn chỉ cho An cách tạo một Pivot Table chỉ với vài cú nhấp chuột. Ngay lập tức, một khung báo cáo trống và một danh sách các trường (Ngày, Tên Món, Doanh Thu…) hiện ra.

1. Câu hỏi đầu tiên: “Món nào bán chạy nhất?”

An muốn biết tổng doanh thu của từng món. Cô được hướng dẫn:

• Kéo trường “Tên Món” vào khu vực Hàng (Rows).
• Kéo trường “Doanh Thu” vào khu vực Giá trị (Values).

BÙM! Chỉ trong nháy mắt, một bảng báo cáo gọn gàng hiện ra:

Row Labels	Sum of Doanh Thu
Bạc Xỉu	15,500,000
Cà Phê Đen	9,800,000
Cà Phê Sữa	22,350,000
Trà Đào	18,700,000
…	…

An “Ồ” lên một tiếng. Cô thấy ngay lập tức Cà Phê Sữa là “ngôi sao” của quán, mang lại doanh thu cao nhất.

• Nghệ thuật làm việc ‘vô hình’: tại sao vị trí của một người lại cần 2-3 người thay thế?
• Thiên kiến kẻ sống sót trong ngành F&B: Chỉ toàn là thách thức
• Cách dùng GG form để đánh giá KPI siêu dễ cho mọi người
• Chiến thuật lưới chống FPV thụ động – Tối ưu hóa các lớp phòng không bảo vệ người và phương tiện
• Dòng thời gian mà bạn có thể chưa biết

2. Câu hỏi thứ hai: “Khách đến đông nhất lúc nào?”

An xóa báo cáo cũ và thử nghiệm. Lần này, cô muốn xem doanh thu theo khung giờ.

• Kéo trường “Thời gian” vào khu vực Hàng (Rows). (Pivot Table thông minh tự động nhóm thời gian thành các khung giờ).
• Giữ trường “Doanh Thu” trong khu vực Giá trị (Values).

Kết quả lại hiện ra ngay tức thì, cho thấy khung giờ 7:00 – 9:00 sáng có doanh thu vượt trội, và có một khoảng lặng vào đầu giờ chiều.

3. Phép thuật “xoay” bảng để có góc nhìn mới

Giờ An muốn kết hợp hai câu hỏi trên: “Buổi sáng, khách hàng thích uống gì nhất?”. Đây là lúc phép thuật thực sự xảy ra.

• Cô giữ “Tên Món” ở khu vực Hàng (Rows).
• Cô kéo “Thời gian” vào khu vực Cột (Columns).
• “Doanh Thu” vẫn nằm ở Giá trị (Values).

Một ma trận chi tiết hiện ra, cho An thấy doanh thu của từng món trong từng khung giờ. Cô phát hiện ra:

• Buổi sáng, Cà Phê Sữa và Bạc Xỉu thống trị tuyệt đối.
• Buổi tối, Trà Đào và các loại trà trái cây khác lại được ưa chuộng hơn.

Từ Dữ liệu đến Hành động

Nhờ những khám phá từ Pivot Table, An đã tự tin đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh:

1. Tạo Combo Bữa Sáng: Cô tạo một combo hấp dẫn gồm Cà Phê Sữa và một chiếc bánh sừng bò, nhắm vào khung giờ cao điểm buổi sáng.
2. Chương trình “Giờ Vàng”: Để lấp đầy khoảng trống doanh thu buổi chiều, cô tạo chương trình khuyến mãi giảm giá cho các món trà trái cây từ 14:00 đến 16:00.
3. Tối ưu kho hàng: Cô biết cần nhập nhiều sữa và hạt cà phê hơn, đồng thời có thể giảm lượng tồn kho của những món ít phổ biến.

Nhờ Pivot Table, An đã không còn là một bà chủ quán cảm tính. Cô đã biến mớ dữ liệu thô rối rắm thành một người cố vấn đắc lực, giúp quán “Góc An Yên” ngày càng phát triển. Câu chuyện của An là minh chứng cho việc, đôi khi, câu trả lời bạn tìm kiếm đã ở ngay trước mắt, chỉ là bạn cần đúng công cụ để nhìn thấy nó.