Pivot Table trong quản lý con người

Câu chuyện về Trưởng phòng Quang và Bài toán Nhân sự cuối năm

Anh Quang là trưởng phòng kinh doanh của một công ty phân phối thiết bị điện tử. Đội của anh có 10 nhân viên, mỗi người một tính cách, một thế mạnh riêng. Cuối năm đang đến gần, và anh Quang phải đối mặt với một nhiệm vụ khó khăn: đánh giá hiệu suất của từng người để xét thưởng và lên kế hoạch đào tạo cho năm tới.

Dữ liệu anh có là một file Excel khổng lồ, ghi lại từng giao dịch bán hàng của cả đội trong suốt một năm. Bảng dữ liệu có các cột: Tên nhân viên, Tỉnh thành, Dòng sản phẩm (TV, Tủ lạnh, Điều hòa), Số lượng bán, Doanh thu, Ngày bán.

Nhìn vào “bức tường” dữ liệu với hàng nghìn dòng, anh Quang cảm thấy bối rối. Anh biết chị Lan có vẻ là người bán hàng tốt nhất, còn cậu Minh thì có vẻ hơi chật vật. Nhưng đó chỉ là “cảm giác”. Để công bằng, anh cần những con số biết nói. Anh không thể chỉ dựa vào ấn tượng chủ quan để quyết định thưởng cho ai nhiều, ai ít, hay ai cần được đào tạo thêm.

Anh nhớ lại về công cụ Pivot Table và quyết định thử áp dụng.

1. Ai là người có doanh thu cao nhất?

Đây là câu hỏi cơ bản nhất. Anh Quang thực hiện thao tác quen thuộc:

• Kéo “Tên nhân viên” vào khu vực Hàng (Rows).
• Kéo “Doanh thu” vào khu vực Giá trị (Values).

Ngay lập tức, một bảng xếp hạng doanh thu của cả đội hiện ra. Kết quả có một vài bất ngờ. Đúng là chị Lan đứng đầu bảng, nhưng anh Thành, một nhân viên khá trầm tính mà anh ít để ý, lại đứng ở vị trí thứ hai, chỉ kém chị Lan một chút. Ngược lại, một nhân viên rất hoạt ngôn mà anh nghĩ là bán tốt lại có doanh thu ở mức trung bình.

Phát hiện đầu tiên: Cảm tính của anh đã không hoàn toàn chính xác. Anh Thành xứng đáng được ghi nhận nhiều hơn.

2. Ai giỏi bán sản phẩm nào nhất?

Anh Quang muốn tìm hiểu sâu hơn về thế mạnh của từng người. Anh quyết định “xoay” bảng báo cáo:

• Giữ “Tên nhân viên” ở khu vực Hàng (Rows).
• Kéo “Dòng sản phẩm” vào khu vực Cột (Columns).
• “Doanh thu” vẫn ở trong Giá trị (Values).

Một ma trận chi tiết hiện ra, cho thấy doanh thu của từng nhân viên trên từng dòng sản phẩm. Bây giờ, mọi thứ còn rõ ràng hơn nữa:

• Chị Lan đúng là một “siêu sao”, chị bán tốt ở mọi dòng sản phẩm.
• Anh Thành tuy tổng doanh thu cao thứ hai, nhưng đến 70% doanh thu của anh đến từ việc bán Tủ lạnh. Anh là một chuyên gia thực thụ về sản phẩm này.
• Cậu Minh, người có tổng doanh thu thấp, lại có doanh số bán Điều hòa khá ổn, nhưng gần như không bán được chiếc TV nào.

Phát hiện thứ hai: Mỗi nhân viên có một thế mạnh ẩn giấu. Vấn đề của Minh không phải là cậu không biết bán hàng, mà là cậu chưa bán được đúng sản phẩm.

• Nghệ thuật làm việc ‘vô hình’: tại sao vị trí của một người lại cần 2-3 người thay thế?
• Thiên kiến kẻ sống sót trong ngành F&B: Chỉ toàn là thách thức
• Cách dùng GG form để đánh giá KPI siêu dễ cho mọi người
• Chiến thuật lưới chống FPV thụ động – Tối ưu hóa các lớp phòng không bảo vệ người và phương tiện
• Dòng thời gian mà bạn có thể chưa biết

3. Hiệu suất thay đổi theo thời gian như thế nào?

Cuối cùng, anh Quang muốn xem xét hiệu suất của cả đội theo từng quý để tìm ra xu hướng chung.

• Anh kéo “Ngày bán” vào khu vực Hàng (Rows) (Excel tự động nhóm theo Quý và Tháng).
• Anh kéo “Doanh thu” vào Giá trị (Values).

Bảng báo cáo cho thấy một xu hướng rõ rệt: Doanh thu của cả đội rất cao vào Quý 2 và Quý 4 (mùa nóng và mùa mua sắm cuối năm), nhưng lại sụt giảm mạnh vào Quý 3.

Phát hiện thứ ba: Cần có một chiến lược thúc đẩy kinh doanh cho cả đội vào giai đoạn trầm lắng của Quý 3 năm sau.

Những quyết định công bằng và chiến lược

Chỉ sau khoảng 30 phút với Pivot Table, anh Quang đã có một cái nhìn toàn cảnh, sâu sắc và khách quan về đội ngũ của mình. Anh không còn ra quyết định dựa trên cảm tính nữa.

1. Xét thưởng công bằng: Chị Lan và anh Thành xứng đáng nhận mức thưởng cao nhất. Anh Quang cũng quyết định tạo một giải thưởng phụ “Chuyên gia sản phẩm của năm” để vinh danh thế mạnh đặc biệt của anh Thành về mặt hàng Tủ lạnh.
2. Kế hoạch đào tạo cá nhân hóa:
   1. Thay vì một khóa đào tạo chung chung, anh sắp xếp cho cậu Minh tham gia một khóa học chuyên sâu về sản phẩm TV cùng với một nhân viên bán TV giỏi khác.
   1. Anh đề nghị anh Thành tổ chức một buổi chia sẻ kinh nghiệm bán Tủ lạnh cho cả đội.
3. Chiến lược cho năm tới: Anh Quang lên kế hoạch một chương trình khuyến mãi đặc biệt và các cuộc thi bán hàng nội bộ cho Quý 3 để giữ vững “lửa” cho cả đội trong suốt cả năm.

Nhờ có Pivot Table, anh Quang không chỉ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cuối năm mà còn giúp các nhân viên của mình cảm thấy được ghi nhận đúng năng lực và được hỗ trợ để phát triển. Sự công bằng và thấu hiểu dựa trên dữ liệu đã làm tăng sự gắn kết và động lực cho cả đội, hứa hẹn một năm mới với nhiều thành công hơn nữa.